Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Eviworx Software UG (haftungsbeschränkt)
Schillerstraße 96
63263 Neu-Isenburg
Deutschland
E-Mail: info@eviworx.com

2. Zweck der Datenverarbeitung

Dieser License Server dient der Lizenzvalidierung der Eviworx ITSM Software. Wir verarbeiten ausschließlich die für die Lizenzverwaltung notwendigen Daten:

• Vertragsdaten: Vertragsnummer, Kundenname, Kontakt-E-Mail-Adresse
• Anfragedaten der Testphase: Firma, Ansprechpartner, E-Mail-Adresse, optional Telefonnummer, geplante Anzahl Agents (siehe 4.4)
• Technische Daten: Installations-Fingerprint (SHA-256 Hash), IP-Adresse bei Heartbeat-Kommunikation, Zeitstempel
• Nutzungsdaten: Anzahl aktiver Agents (anonymisierte Zählung, keine Benutzernamen)

Die Bereitstellung dieser Daten ist für die Nutzung der Software und die Lizenzvalidierung erforderlich. Ohne diese Daten ist eine Nutzung nicht möglich.

3. Rechtsgrundlage

Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von:

• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung) – zur Durchführung des Softwarelizenzvertrags
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse) – zur Sicherstellung des technischen Betriebs, der IT-Sicherheit und zur Missbrauchsprävention

4. Gespeicherte Daten im Detail

4.1 Kundendaten

Verarbeitet werden Vertragsnummer, Firmenname und Kontakt-E-Mail-Adresse. Weitere personenbezogene Daten werden nicht erhoben.

Diese Daten werden für die Dauer des Vertragsverhältnisses sowie entsprechend gesetzlicher Aufbewahrungspflichten (z. B. handels- und steuerrechtlich bis zu 10 Jahre) gespeichert.

4.2 Heartbeat-Daten

Bei der automatischen Lizenzprüfung (Heartbeat) werden folgende Daten übertragen und gespeichert:

• IP-Adresse des sendenden Servers
• Installations-Fingerprint (kryptographischer Hash, kein Klartext)
• Anzahl aktiver Software-Agents (nur als Zahl, keine Namen)
• Zeitstempel und technische Sequenznummern

Aufbewahrung: Heartbeat-Logs werden nach spätestens 90 Tagen automatisch gelöscht.

4.3 Activation Codes

Bei der Offline-Aktivierung werden der Installations-Fingerprint und der generierte Aktivierungscode gespeichert. Der Aktivierungscode enthält ausschließlich Lizenzinformationen (z. B. Plan, Limits, Ablaufdatum) und keine personenbezogenen Daten.

4.4 Anfrage einer Testphase

Wenn Sie über diese Website eine Testphase anfordern, verarbeiten wir Firma, Name der Ansprechperson, E-Mail-Adresse, optional Ihre Telefonnummer, die geplante Anzahl Agents, Ihre IP-Adresse und den Zeitpunkt der Anfrage. Zweck ist die Bereitstellung der Testlizenz, die Kontaktaufnahme zu Ihrer Anfrage sowie die Verhinderung von Missbrauch (eine Testphase je Unternehmen).

• Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahmen auf Ihre Anfrage); Missbrauchsprüfung anhand von E-Mail-Domain und IP-Adresse: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO
• Bestätigung der E-Mail-Adresse: Wir senden einen sechsstelligen Code und einen Bestätigungslink. Ohne Bestätigung wird keine Testphase angelegt.
• Produktinformationen: nur mit Ihrer gesonderten, freiwilligen Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), jederzeit widerrufbar per E-Mail an info@eviworx.com.
• E-Mail-Versand: über das E-Mail-Postfach lizenz@eviworx.com bei IONOS SE (siehe 7, Auftragsverarbeitung, Verarbeitung in der EU).
• Schutz vor automatisierten Anfragen (Cloudflare Turnstile): Nur auf der Testphase-Seite setzen wir Turnstile der Cloudflare, Inc., 101 Townsend St., San Francisco, CA 94107, USA ein. Dabei werden Ihre IP-Adresse und technische Merkmale Ihres Browsers an Cloudflare übermittelt, um zu prüfen, ob die Anfrage von einem Menschen stammt (Modus „Managed“: in der Regel ohne Rätsel, bei Verdacht mit einer kurzen Bestätigung). Turnstile setzt dabei keine Cookies und dient nicht Werbe- oder Analysezwecken. Zweck ist der Schutz vor Missbrauch des Formulars, insbesondere vor dem massenhaften Versand von Bestätigungs-E-Mails an fremde Adressen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Das Auslesen der Browsermerkmale ist für diesen Schutz des von Ihnen angefragten Dienstes unbedingt erforderlich (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG). Mit Cloudflare besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung; die Übermittlung in die USA erfolgt auf Grundlage des EU-US Data Privacy Framework, unter dem Cloudflare zertifiziert ist. Weitere Informationen: cloudflare.com/privacypolicy
• Eine Testphase je Installation: Bei der Aktivierung einer Testlizenz speichern wir zwei technische Kennungen der Helpdesk-Installation (Installations-ID und Kennung der Datenbank) ausschließlich als Hashwert. Sie enthalten keine Kontaktdaten und bleiben auch nach der Löschung Ihrer Angaben erhalten, damit auf derselben Installation keine zweite Testphase gestartet werden kann (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).
• Speicherdauer: Unbestätigte Anfragen löschen wir nach 7 Tagen, abgelehnte Anfragen nach 30 Tagen (bis auf die E-Mail-Domain zur Missbrauchsprüfung). Endet eine Testphase ohne Vertragsabschluss, werden Ihre personenbezogenen Angaben 12 Monate nach ihrem Ende gelöscht. Kommt ein Vertrag zustande, gelten die Fristen aus 4.1.

5. Cookies

Diese Website verwendet ausschließlich technisch notwendige Cookies:

• Session-Cookie (evx_lic_sid): Für die Admin-Anmeldung sowie den Ablauf der Aktivierungs- und der Testphase-Seite (Schutz vor gefälschten Formularanfragen), wird nach Schließen des Browsers gelöscht
• Sprach-Cookie (lang): Speichert die gewählte Sprache (de/en), Gültigkeit: 1 Jahr

Es werden keine Tracking-, Analyse- oder Marketing-Cookies verwendet.

6. Keine Weitergabe an Dritte

Die gespeicherten Daten werden nicht an Dritte weitergegeben.

Es erfolgt:

• kein Tracking
• keine Analyse durch externe Dienste
• keine Übermittlung in Drittländer außerhalb der EU – mit Ausnahme der Sicherheitsprüfung auf der Testphase-Seite (siehe 4.4)
• kein Nachladen von Inhalten Dritter (keine CDNs, keine externen Schriftarten oder Skripte) – mit derselben Ausnahme

7. Hosting

Diese Website und das E-Mail-Postfach lizenz@eviworx.com werden bei IONOS SE, Elgendorfer Str. 57, 56410 Montabaur, Deutschland betrieben.

Mit dem Hosting-Anbieter wurde ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO abgeschlossen.

Die Verarbeitung erfolgt innerhalb der Europäischen Union (Ausnahme: Sicherheitsprüfung auf der Testphase-Seite, siehe 4.4).

Die verschlüsselte Datensicherung (siehe 8) liegt auf einem von uns betriebenen Server bei Microsoft Azure im Rechenzentrum Frankfurt am Main (Region Germany West Central). Vertragspartner ist die Microsoft Ireland Operations Ltd., One Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown, Dublin 18, Irland; mit Microsoft besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO.

8. Datensicherheit

Die Datenübertragung erfolgt verschlüsselt mittels TLS/SSL.

Zur Sicherstellung des Betriebs und zur Missbrauchserkennung können technische Logdaten temporär verarbeitet werden.

Datensicherung: Die Datenbank dieses License Servers wird täglich gesichert, um sie nach einem Ausfall oder Fehler wiederherstellen zu können (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Jede Sicherung wird bereits auf dem License Server verschlüsselt; der Schlüssel zum Entschlüsseln liegt ausschließlich bei uns und nicht beim Hosting-Anbieter. Wir bewahren die Sicherungen der letzten 30 Tage und je eine Monatssicherung für 12 Monate auf, zusätzlich sichert Microsoft den Server für 30 Tage. Gelöschte Daten sind daher noch bis zu 14 Monate in den Sicherungen enthalten und werden danach automatisch entfernt; die Sicherungen werden nur zur Wiederherstellung verwendet.

9. Ihre Rechte

Sie haben gemäß DSGVO folgende Rechte:

• Auskunft über Ihre gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO)
• Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO)
• Löschung Ihrer Daten (Art. 17 DSGVO)
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO)

Zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte an: info@eviworx.com

10. Beschwerderecht

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren.

Zuständig ist:
Der Hessische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit
Postfach 3163
65021 Wiesbaden
Deutschland
https://datenschutz.hessen.de

11. Automatisierte Entscheidungsfindung

Es findet keine automatisierte Entscheidungsfindung im Sinne von Art. 22 DSGVO statt.